Viaggio di lavoro all'estero: 7 cose da non dimenticare prima di partire

Come preparasi ad un viaggio di lavoro all’estero? Che sia per un anno o per 24 ore ecco 7 cose a cui pensare prima della trasferta d’affari.

Come preparasi ad un viaggio di lavoro all’estero? Che sia per un anno o per 24 ore ecco 7 cose a cui pensare prima della trasferta d’affari.

State partendo in un gruppo eterogeneo e dovete conciliare esigenze e idee di viaggio? Phuket può accontentare tutti: non è infatti impossibile scoprire una Phuket diversa, lontana dalla calca e dal turismo sessuale che, purtroppo, è innegabilmente una piaga diffusa in questa località.

1. Assicurazione sanitaria per business trip
Prima di tutto la copertura medica: questo è vero soprattutto se si parte per un viaggio di lavoro lungo o in zone remote ma è consigliabile anche per i manager che fanno una trasferta di due giorni a Londra. Allianz Global Assistance ti offre condizioni e preventivi su misura per assicurazioni per viaggi di lavoro all’estero.

2. Viaggi di lavoro: controllo passaporto e documenti
Di norma è l’ufficio risorse umane della società che si preoccupa di sbrigare le pratiche di visto e simili per i propri dipendenti. Spetta però a chi parte verificare la validità del passaporto. Prima di partire è sempre consigliabile avere tra i documenti una fotocopia del passaporto, salvata anche sulla casella email.

3. Viaggi di lavoro e dispositivi tecnologici
Chi viaggia per lavoro probabilmente avrà con sé come bagaglio a mano smartphone e laptop o tablet, soprattutto quando sussiste la necessità di visualizzare i dati interni all’azienda anche da remoto. Prima di partire per un viaggio di lavoro quindi controlla che questi apparecchi funzionino e verifica se è necessario acquistare un adattatore per prese elettriche. Attenzione perché se il viaggio di lavoro è negli USA e i dispositivi tecnologici sono scarichi all’imbarco e quindi non possono essere accesi durante il controllo, non potranno essere portati a bordo.
A livello informatico viaggiare con tablet e smartphone per trasferte business comporta l’installazione di alcune app e programmi per lavorare a distanza e, al tempo stesso, per proteggere la privacy dei suddetti dati. A questo scopo proponiamo una vasta gamma di garanzie aggiuntive, tra cui appunto assicurazione del bagaglio o di smartphone o tablet, indennizzo per ritardo aereo e così via.

4. Trasferte lavoro: anticipo spese e rendicontazione
L’errore più comune che si fa nei primi viaggi di lavoro è quello di compilare all’ultimo e in modo superficiale la nota spese. Per evitare che scontrini di spese anticipate durante la trasferta vadano persi, rendendo problematico il rimborso, è buona regola quella di inserire nella nota spese preventivamente almeno quei costi che sono fissi come la camera di albergo o i pasti per esempio e aggiornare la lista delle spese extra e variabili con una certa frequenza e non solo a fine viaggio.

5. Viaggio di lavoro: le comunicazioni da fare alla banca
Prima di partire per un viaggio di lavoro bisognerebbe avvertire la banca in modo da evitare il rischio che la carta di credito venga bloccata in via precauzionale per operazioni non riconosciute.

6. Viaggi all’estero, quale carta di credito usare
Chi non ama viaggiare con contanti opterà per la praticità della carta di credito. Attenzione a scegliere quella giusta. Per stare tranquilli informatevi prima con la banca sulle commissioni per ritiri e transazioni all’estero.

7. La valigia per i viaggi di lavoro
E veniamo ad un aspetto cruciale, la valigia per trasferte di lavoro. Prepararla senza dimenticare nulla ma in modo da ottimizzare lo spazio e il peso a disposizione non è un’operazione facile. Prima di tutto occorre controllare il meteo. I capi d’abbigliamento formali per l’ufficio devono essere di colori neutri e tutti abbinabili facilmente tra di loro (incluse le cravatte per gli uomini).